Europejski Fundusz Rozwoju Wsi Polskiej

Najczęściej popełniane błędy

Dziękując Państwu za nadesłane projekty i trud włożony w ich przygotowanie, chcielibyśmy, podsumowując kolejne edycje konkursu, wskazywać i opisywać najcześciej popełniane błędy, mające decydujący wpływ na ocenę Państwa wniosków. Dlatego prosimy o zapoznanie się z niżej wymienionymi kwestiami, szczególnie w przypadku nieodnalezienia Państwa wniosku na liście laureatów kolejnej edycji konkursu. Nie jesteśmy w stanie wymienić wszystkich popełnianych błędów. Dlatego w okresie dwóch tygodni od daty ogłoszenia wyników kolejnej edycji konkursu będzie można uzyskać telefoniczną informację o złożonym wniosku. Po tym terminie wnioski będą sukcesywnie odsyłane.

 

Aby nasza współpraca była obustronnie owocna, zebraliśmy najczęściej popełniane błędy,
w celu uniknięcia ich w przyszłości:

 

 

1. Niezgodność zakresu realizowanego przedwsięzięcia z obszarami wsparcia naszego Programu

 

Zgodnie z Regulaminem Programu (§ 7) wspierane mogą być wyłacznie przedsięwzięcia realizowane w obszarze szeroko rozumianej działalności kulturalno - oświatowej, ochrony zdrowia oraz zachowania oraz inicjatyw społecznych na rzecz budowy małej infrastruktury drogowej, a dodatkowo spełniające co najmniej jeden z celów Programu. W tej sytuacji, pomimo iż część wniosków budzi nasz szczery podziw i uznanie, nie możemy, właśnie ze względów formalnych, na pozytywne rozpatrzenie nie mogą liczyć wnioski obejmujące projekty realizowane w innych obszarach, takich jak np:

  • ochrona przyrody (zagospodarowanie parków, przyrodnicze ścieżki dydaktyczne, itp.)
  • sport i rekreacja (zawody, boiska sportowe, wycieczki krajoznawcze, kursy pływania, zajęcia rekreacyjne, itp.)
  • organizacja letniego wypoczynku dzieci i młodzieży (półkolonie, wyjazdy integracyjne, itp.)
  • aktywizacja zawodowa mieszkańców (kursy gotowania, wyszywania, itp.)
  • organizacji festynów integracyjnych
  • przywracanie stanu pierwotnego obiektów infrastruktury wiejskiej (remonty domów ludowych i świetlic, strażnic OSP, pomieszczeń kół gospodyń wiejskich, itp.) oraz ich wyposażenie (stoły, krzesła, itp)

 

W przypadku ostatniej kwestii należy się szersze wyjaśnienie, gdyż w pkt. 2 tego paragrafu tworzenie przestrzeni publicznej na potrzeby działalności kulturalno - oświatowej oraz drobne remonty związane z przystosowaniem obiektów do prowadzonej działalności wraz z niezbędnym wyposażeniem są wymieniane jako potencjalne obszary możliwego finansowania w ramach grantu. Należy jednak zwrócić uwagę, że działania te (§ 7 pkt. 2.2 i 2.3. Regulaminu)  powinny wynikać bezpośrednio z treści realizowanych projektów. Nie będzie więc projektem w rozumieniu Programu remont budynku (remonty sanitariatów, wymiana okien, itp.) jak również zakup wyposażenia, bez podania celu tego remontu/zakupu, działań z tym związanych oraz uzasadnienia, jak wpłynie na realizację całego projektu.

 

 

2. Niezgodność treści projektu z kosztorysem

 

Jeżeli we wniosku zostaje opisany projekt, to wszystkie elementy kosztorysu, w tym zwłaszcza zakupy środków trwałych, powinny wynikać z treści tego projektu lub jego uzasadnienia. Niestety, w bardzo wielu przypadkach opis projektu i jego kosztorys nie mają ze sobą nic wspólnego. Kilka przykładów:

  • w opisie projektu warsztaty kowalskie, w kosztorysie - zakup laptopa, rzutnika multimedialnego i ekranu
  • w opisie projektu warsztaty z przygotowania tradycyjnych potraw regionalnych, w kosztorysie kuchnia gazowa, chłodnia, zastawa stołowa na 24 osoby, zestaw sztućców, szklanek, itp.

 

Jeżeli wnioskoawca zamierza np. kupić/wykonać stroje/instrumenty dla zespołu ludowego/muzycznego, powinien napisać chociaż kilka słów o tym zespole, m.in. czym się zajmuje, gdzie występuje itp, a przede wszystkim do czego będą potrzebne stroje/instrumenty, czyli dokładnie uzasadnić ich zakup. Wnioski obejmujące zakup strojów lub instrumentów muzycznych będą traktowane tak samo, jak dotyczące zakupu każdego innego wyposażenia (np. świetlicy wiejskiej). Jeżeli konieczność tych zakupów nie wynika z treści realizowanego projektu, wnioski takie nie będą akceptowane. Powinna zatem istnieć pełna zgodność pomiędzy treścią projektu a jego kosztami, co oznacza, że każdy zakup musi mieć uzasadnienie i wynikać z treści realizowanego projektu.

 

 

3. Niewystarczająco opisane projekty

 

Jako przykład może posłużyć projekt o nazwie "warsztaty z gotowania regionalnych potraw", które stanowią dziedzictwo kulturowe regionu.  Niestety, to trochę za mało, aby uzyskać aprobatę w ocenie techniczno - ekonomicznej. Komisja Konkursowa nie wie, z jakich potraw słynie dany region i co jest w nich takiego charakterystycznego, że trzeba to ocalić od zapomnienia poprzez organizację warsztatów. W bardzo wielu projektach pomijacie też Państwo pewne elementy - oczywiste dla was, niestety, nie zawsze oczywiste dla Komisji Konkursowej - np. miejsce realizacji projektu (bo wiadomo przecież, że w świetlicy wiejskiej, choć w treści projektu o tym ani słowa). Dlatego prośba o większą dokładność w opisie projektu.

 

 

4. Brak kadry realizującej opisane projekty

 

W wielu wnioskach, zwłaszcza odnoszących się do warsztatów, szkoleń lub prowadzonych działań prozdrowotnych brak jest wskazanych wykonawców tych projektów, zwłaszcza trenerów, instruktorów, itp. Stanowi to istotną przeszkodę we właściwej ocenie wniosku, w tym zwłaszcza od strony kosztowej, w której ujęto ich wynagrodzenie. Dlatego należy wskazać realizatorów Państwa projektów i ich kwalifikacje.

 

 

5. Zakupy środków trwałych

 

W bardzo wielu projektach zakupy środków trwałych stanowiły znaczący udział w kosztorysie. W bardzo wielu przypadkach Komisja Konkursowa zastanawiała się nad celowością tych zakupów. Czy np. na potrzeby jednej prezentacji multimedialnej trzeba koniecznie kupić komputer (laptop), projektor multimedialny i ekran? Czy na potrzeby jednego spektaklu (wstępu zespołu) konieczny jest zakup oświetlenia i nagłośnienia ? Uważamy, że takie wydatki nie są wystarczająco uzasadnione, gdyż na potrzeby jednorazowej prezentacji, zorganizowania właściwej oprawy występu, itp. można wypożyczyć sprzęt z domu kultury, szkoły, gminy. Dużo prościej, a przede wszystkim taniej. Zwłaszcza, że w przypadku w/w zakupów Komisja Konkursowa analizuje celowość tych zakupów również w innym aspekcie: co stanie się ze sprzętem po zakończeniu projektu, zwłaszcza gdy są kupowane laptopy, aparaty fotograficzne, itp. Czy zostaną odłożone na półkę, czy będą wykorzystywane w dalszej ( i jakiej ?) działalności wnioskodawcy.

 

Pamiętajcie Państwo również o tym, że zakupiony sprzęt staje się własnością wnioskodawcy. Ma to znaczenie zwłaszcza w przypadku, gdy wnioskodawca składa wniosek niejako w "zastępstwie" podmiotu, który zgodnie Regulaminem Programu nie może ubiegać się o grant (np. szkoła, gminny dom kultury, ośrodek pomocy społecznej, itp.). Przed złożeniem wniosku prosimy więc Państwa o chwilę zastanowienia: Czy np. OSP w Waszej miejscowości są potrzebne ozdobne korale, czepce, spódnice, itp.?

 

Odrębną kwestią są zakupy dokonywane przez podmioty kolegialne, nieposiadające osobowości prawnej (w tym m.in. rady sołeckie, koła gospodyń wiejskich, itp.). W takim przypadku zawsze należy wskazać podmiot, który będzie dysponentem środków trwałych (np. komputerów, strojów ludowych, instrumentów muzycznych, itp.) po zakończeniu projektu, gdyż dysponentem nie może być osoba fizyczna lub grupa osób fizycznych.

 

 

6. Niezgodność celów statutowych wnioskodawcy z treścią projektu

 

Należy pamietać, aby zakres realizowanego projektu był zgodny z zakresem zadań wnioskodawcy, określonych statutem (przyjetym przez członków organizaacji lub nadanym przez Gminę), stosownym regulaminem itp. Jeżeli więc Uczniowski Klub Sportowy nie ma w swoim statucie działalności w zakresie dziedzictwa kulturowego regionu,
to wniosek złożony przez ten klub nie uzyska akceptacji ze wzgledów formalnych.

 

 

7. Imprezy cykliczne

 

Wiele wniosków dotyczyło organizacji imprez cyklicznych (dożynki, festyny, prezentacje, itp.), o ugruntowanej pozycji

w kalendarzu imprez gminnych, powiatowych, a czasami wojewódzkich. Trudno w takich przypadkach mówić

o nowatorstwie projektu, zwłaszcza że zazwyczaj celem wniosku było dodatkowe zasilenie finansowe imprezy (głównie na nagrody), która niezależnie od ew. grantu Funduszu i tak się odbędzie oraz spełni swe integracyjne i kulturowe funkcje. Dlatego nie należy oczekiwać wysokich ocen takich wniosków.